Постановление Главы муниципального образования - г. Рязань от 24.04.2013 N 45 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе"

ГЛАВА МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ - ГОРОД РЯЗАНЬ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 24 апреля 2013 г. № 45

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
В РЯЗАНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Главы муниципального
образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)

В целях совершенствования системы документационного обеспечения в Рязанской городской Думе, повышения его эффективности, обеспечения контроля исполнения документов, руководствуясь статьей 37 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, постановляю:
1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе (новая редакция).
2. Признать утратившими силу Постановления главы муниципального образования, председателя Рязанской городской Думы:
1) от 05.02.2009 № 16 "Об утверждении Инструкции по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе";
2) от 24.07.2012 № 96 "Об утверждении формы бланков структурных подразделений аппарата Рязанской городской Думы".
3. Организационному управлению Рязанской городской Думы (А.Г.Пашев) ознакомить с настоящей инструкцией помощников депутатов и работников Рязанской городской Думы.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня его принятия.
5. Разместить настоящее постановление на официальном сайте Рязанской городской Думы в сети Интернет.
6. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на руководителя аппарата Рязанской городской Думы Сапунова С.В.

Глава муниципального образования,
председатель Рязанской городской Думы
Л.И.МАКСИМОВА






Утверждена
Постановлением
главы муниципального образования,
председателя Рязанской городской Думы
от 25 апреля 2013 г. № 45

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ВЕДЕНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РЯЗАНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЕ
(НОВАЯ РЕДАКЦИЯ)
Список изменяющих документов
(в ред. Постановления Главы муниципального
образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)

I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция по ведению делопроизводства в Рязанской городской Думе (далее - Инструкция) является правовым актом, устанавливающим общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Рязанской городской Думе (далее - городская Дума). Инструкция разработана в целях совершенствования документационного обеспечения в городской Думе, повышения его эффективности путем унификации состава форм управленческих документов, технологий работы с ними, обеспечения контроля исполнения документов и устанавливает единые правила работы со служебными документами и с обращениями граждан, учреждений и организаций в городской Думе.
Делопроизводство в городской Думе ведется с использованием средств организационной техники.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с нормами федерального законодательства, требованиями ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Регламентом Рязанской городской Думы, утвержденным решением Рязанской городской Думы от 09.12.2010 № 708-I (далее - Регламент).
1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет, контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Депутаты городской Думы при работе со служебными документами руководствуются настоящей Инструкцией. Организация и непосредственное ведение делопроизводства депутатов городской Думы, в том числе регистрация обращений избирателей в адрес депутата городской Думы, осуществляется их помощниками по поручению депутата городской Думы.
Соблюдение правил, установленных настоящей Инструкцией, обязательно для всех сотрудников всех структурных подразделений аппарата городской Думы.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными нормативными актами, утверждаемыми главой муниципального образования, председателем Рязанской городской Думы (далее - глава муниципального образования).
Вновь принятые на работу сотрудники структурных подразделений аппарата городской Думы должны быть ознакомлены под роспись с настоящей Инструкцией руководителями структурных подразделений аппарата городской Думы (далее - структурные подразделения), помощники депутатов - организационным управлением Рязанской городской Думы (далее - организационное управление).
Организацию и ведение делопроизводства в городской Думе, обеспечение единства системы документационного обеспечения, постоянное совершенствование его форм и методов осуществляет организационное управление. Функции, права, ответственность организационного управления регламентируются положением об организационном управлении.
Должностные обязанности работников документационного отдела организационного управления Рязанской городской Думы (далее - документационный отдел) и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях, устанавливаются должностными инструкциями.
1.4. Основные понятия:
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в городской Думе;
документ - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот городской Думы;
электронный документ - документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе;
реквизит документа - обязательный элемент оформления документа;
подлинник документа - первый или единственный экземпляр документа;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
регистрация документа - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в городской Думе, с указанием сроков их хранения;
экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности городской Думы.
1.5. В городской Думе установлена смешанная форма постановки делопроизводства, при которой централизовано:
1) в организационном управлении:
а) в документационном отделе осуществляется прием поступившей корреспонденции, регистрация проектов решений Рязанской городской Думы (далее - проект решения), вносимых субъектом правотворческой инициативы, служебных документов, адресованных главе муниципального образования и его заместителям, председателям постоянных комитетов городской Думы, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, регистрация протоколов заседаний, решений городской Думы, распоряжений и постановлений главы муниципального образования по основной деятельности, поощрениям и награждениям, прием поступивших обращений граждан, их регистрация, хранение текущих дел, учет и хранение до передачи в архивное учреждение архивных документов согласно номенклатуре дел городской Думы (далее - номенклатура дел);
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
б) в отделе по обеспечению деятельности комитетов и комиссий ведется делопроизводство в соответствии с функциями отдела, осуществляется регистрация протоколов заседаний, решений и заключений комитетов, хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
2) в управлении делами Рязанской городской Думы:
а) в бухгалтерии ведется делопроизводство по бухгалтерскому учету, осуществляется прием, отправка и регистрация корреспонденции по финансово-хозяйственной деятельности городской Думы, регистрация муниципальных контрактов, договоров городской Думы со сторонними организациями, формирование и хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
б) в секторе кадров ведется кадровое делопроизводство, осуществляется регистрация распоряжений главы муниципального образования по личному составу, справочная работа по ним, формирование и хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
в) в отделе автоматизированных систем управления (далее - отдел АСУ) осуществляется прием и отправка корреспонденции по электронным каналам связи, технологическое сопровождение системы электронного документооборота городской Думы (далее - СЭД);
3) в правовом управлении Рязанской городской Думы (далее - правовое управление) осуществляется текущее хранение исковых заявлений, постановлений, определений судов и судебных решений.
Децентрализовано:
1) в структурных подразделениях ведется делопроизводство в соответствии с их функциями, секретарями созданных при главе муниципального образования совещательных органов осуществляется регистрация протоколов заседаний совещательных органов, формирование и хранение текущих дел согласно номенклатуре дел;
2) в приемной руководителя аппарата Рязанской городской Думы (далее - руководитель аппарата) осуществляется регистрация исковых заявлений, постановлений, определений судов и судебных решений, служебной корреспонденции, адресованной руководителю аппарата.
1.6. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил, порядка работы с документами возлагается на руководителя аппарата, в структурных подразделениях - на их руководителей.
1.7. Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции. Об утрате служебных документов немедленно докладывается непосредственному руководителю и сообщается в документационный отдел.
1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, проектов сторонним организациям допускается только с разрешения главы муниципального образования. В таком же порядке либо через пресс-службу (отдел) Рязанской городской Думы (далее - пресс-служба) осуществляется передача копий документов представителям средств массовой информации.
На период отсутствия работника имеющиеся у него документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому работнику данного структурного подразделения.
При отсутствии других работников в структурных подразделениях документы передаются другому работнику аппарата городской Думы по поручению руководителя аппарата.

II. СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

2.1. Деятельность городской Думы обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих документационную базу (приложение № 1). Состав документационной базы определяется компетенцией городской Думы, главы муниципального образования, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между городской Думой и органами управления и организациями.
2.2. Документирование осуществляется на бумажных носителях (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, передаваемые факсимильной связью и т.д.), а также в электронной форме при использовании компьютерной техники.
2.3. До внедрения полного электронного документооборота документы, изготовленные в электронном виде, не являются официальными и служат в качестве информационно-справочных материалов.
2.4. Документы, в зависимости от места составления, делятся на входящие, исходящие и внутренние.
2.5. Вид документа определяется его содержанием и назначением.
2.6. В соответствии с действующим законодательством в городской Думе издаются следующие виды муниципальных правовых актов: решения городской Думы, постановления и распоряжения главы муниципального образования (далее - решения, постановления, распоряжения).

III. ТРЕБОВАНИЯ К ПОДГОТОВКЕ И ОФОРМЛЕНИЮ ПРОЕКТОВ
РЕШЕНИЙ И РЕШЕНИЙ РЯЗАНСКОЙ ГОРОДСКОЙ ДУМЫ

3.1. При внесении проектов решений для рассмотрения на заседаниях городской Думы должны соблюдаться нормы Регламента.
3.1.1. Необходимым условием внесения проекта решения в городскую Думу является представление субъектом правотворческой инициативы на бумажных и электронных носителях:
1) проекта решения с указанием субъекта правотворческой инициативы и разработчика проекта, текст которого оформляется на бумажном носителе, печатается шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах формата А4 (с применением межстрочного интервала 1) и в электронном виде, исполненном в текстовом редакторе Microsoft Word или Open Office (полностью соответствующего официальному тексту проекта и не содержащего специальных символов других текстовых редакторов (приложение № 2);
2) пояснительной записки (в случае внесения проекта, предусматривающего установление либо изменение общеобязательных правил, утверждение уставов муниципальных унитарных предприятий (внесение в них изменений), а также в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат);
3) финансово-экономического обоснования (в случае внесения проекта, реализация которого потребует материальных затрат, и (или) если принятие решения требует проведения экономических расчетов);
4) заключения главы администрации города Рязани (в случае внесения нормативных правовых актов, предусматривающих установление, изменение и отмену местных налогов и сборов, осуществление расходов из средств бюджета города Рязани, при внесении проекта решения иным субъектом правотворческой инициативы, за исключением главы администрации города Рязани);
5) сопоставительной таблицы частей текста решения, в которые вносятся изменения и (или) дополнения (в случае внесения проекта решения о внесении изменений и (или) дополнений в решение);
6) решения соответствующего коллегиального органа (в случае внесения проекта решения субъектом правотворческой инициативы - коллегиальным органом).
3.1.2. Дополнительно к материалам, внесенным субъектом правотворческой инициативы, комитет, ответственный за предварительное рассмотрение проекта решения (далее - ответственный комитет), представляет:
1) заключение правового управления;
2) поправки по проекту решения (представляются в случаях, предусмотренных Регламентом);
3) решение ответственного комитета об отклонении проекта решения (представляется в случаях, предусмотренных Регламентом);
4) решение антимонопольного органа о даче согласия на предоставление муниципальной преференции (представляется к проекту, предусматривающему предоставление муниципальной преференции);
5) заключение о результатах публичных слушаний (представляется к проекту, который обсуждался на публичных слушаниях).
(п. 3.1.2 в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
3.1.3. Проект решения и приложения к нему, пояснительная записка к проекту решения, финансово-экономическое обоснование и другие документы, прилагаемые к проекту решения, должны быть оформлены и подписаны исполнителем в соответствии с Регламентом.
3.1.4. При внесении поправок к рассматриваемым городской Думой проектам решений должны соблюдаться нормы Регламента.
3.2. Требования по оформлению текста проекта решения:
3.2.1. Проект решения имеет реквизиты:
1) слово "Проект" печатается у верхней правой границы текстового поля;
2) субъект правотворческой инициативы, разработчик проекта отделяется от первого реквизита двумя межстрочными интервалами (рекомендуемый размер шрифта - 10-11);
3) наименование представительного органа - РЯЗАНСКАЯ ГОРОДСКАЯ ДУМА - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается прописными буквами, размером шрифта № 16, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру;
4) наименование вида акта - РЕШЕНИЕ - отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами и печатается прописными буквами размером шрифта № 16, выделяется полужирным шрифтом, выравнивается по центру;
5) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по левому полю; пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?"; выделяется полужирным шрифтом, точка в конце заголовка не ставится;
6) текст проекта решения подразделяется на констатирующую часть (преамбулу) и распорядительную часть. Преамбула в проекте решения завершается словом "р е ш и л а" и печатается вразрядку 3 пт.;
7) подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы", печатающихся через 1 межстрочный интервал от левой границы текстового поля; инициалы имени, отчества и фамилия главы муниципального образования выравниваются по правой границе текстового поля;
8) визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта решения (на котором располагается реквизит подпись главы муниципального образования) или оформляются на листе согласования проекта решения; допускается визирование каждого листа проекта решения.
3.2.2. Проект решения визируется в следующей последовательности:
1) субъект правотворческой инициативы;
2) начальник организационного управления (в случае внесения проекта решения комитетом, комиссией);
3) начальник правового управления;
4) руководитель аппарата.
3.3. Пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, сопоставительная таблица, поправки к проекту решения оформляются в соответствии с Регламентом, на стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
1) наименование вида документа - печатается прописными буквами и выравнивается по центру;
2) заголовок печатается через 1 межстрочный интервал от предыдущего реквизита строчными буквами через 1 интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке к тексту указывается полное название проекта решения, к которому подготовлены пояснительная записка, финансово-экономическое обоснование, сопоставительная таблица, поправки.
Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом № 14 через 1 интервал, начало абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки должен содержать обоснование необходимости разработки проекта решения, предмет правового регулирования с указанием законов, нормативных правовых актов, регулирующих данную сферу правоотношений на федеральном и региональном уровнях, цели принятия и основные положения проекта решения, место проекта решения в системе действующих муниципальных правовых актов города Рязани, условия реализации проекта решения, перечень решений городской Думы, подлежащих отмене (признанию утратившими силу), приостановлению, изменению, дополнению или принятию в связи с принятием данного проекта решения.
Финансово-экономическое обоснование должно основываться на финансовом, экономическом, статистическом анализах и содержать точные расчеты и сведения об источниках финансирования реализации проекта решения на текущий и (или) последующие годы, а также экономической обоснованности решения, принятие которого требует проведение экономических расчетов.
В сопоставительной таблице указываются действующая редакция норм решения, в которое предлагается внести изменения, редакция данных норм с учетом предлагаемых изменений, а также основания для внесения изменений.
Письменные поправки к проекту решения вносятся и оформляются в виде изменения редакции статей, частей, пунктов, абзацев, либо в виде дополнения решения конкретными статьями, частями, пунктами, абзацами, либо в виде предложений об исключении конкретных слов, абзацев, пунктов, частей или статей проекта решения.
3.4. После рассмотрения проекта решения и поправок к нему ответственным комитетом составляется таблица поправок (приложение № 3).
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
3.5. Приложения к проекту решения оформляются на отдельных листах бумаги.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печати приложений идентичны размерам, применяемым при печати текста проекта решения.
В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Приложение должно быть подписано исполнителем (начальником структурного подразделения - разработчика проекта решения). При подписании указывается фамилия, инициалы имени и отчества, дата подписания и контактный телефон. Виза проставляется на оборотной стороне каждого листа приложения.
Если в тексте дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется прописными буквами слово "ПРИЛОЖЕНИЕ", ниже через 1 межстрочный интервал дается ссылка на решение. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 80 мм и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Например:

Приложение № 1
к решению
Рязанской городской Думы
от________________ г. № ____

При наличии в тексте решения формулировки "Утвердить" (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и т.д.) в правом верхнем углу приложения располагается гриф утверждения, состоящий из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования решения в творительном падеже, его даты, номера. Элементы грифа утверждения документа центрируются относительно самой длинной строки. Длина строки не должна превышать 80 мм и ограничивается правым полем документа.
Например:

Утверждено
решением
Рязанской городской Думы
от _________________ г. N____

Слово "утвержден" согласуется в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - утверждено, программа - утверждена, мероприятия - утверждены, печатается шрифтом № 14 (в исключительных случаях гриф "утвержден" может проставляется в виде штампа в правом верхнем углу).
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом. Наименование вида документа (например: положение, порядок, правила, перечень, список и т.д.) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку, наименование документа (например - о муниципальной службе, о земельном налоге и т.д.) выделяется полужирным шрифтом.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 3 - 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
Значительные по объему положения (правила) могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки. Заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки глав полужирным шрифтом. Нормы положений (правил) оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами или буквами русского алфавита со скобкой, а также на абзацы.
Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску, она оформляется звездочкой или цифрой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом, под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы (шрифт Times New Roman № 11). В конце текста сноски ставится точка.
3.6. Порядок оформления обращений (заявлений) городской Думы.
Текст обращения (заявления) печатается на листах бумаги формата А4.
Заголовок отделяется от наименования вида акта 3 межстрочными интервалами, печатается через 1 межстрочный интервал со строчной буквы с выделением полужирным шрифтом и выравниванием по центру, отвечает на вопросы "К кому?", "О чем?". Точка в конце заголовка не ставится.
Например:

ОБРАЩЕНИЕ
к председателю Рязанской областной Думы о необходимости
принятия мер по стабилизации ситуации
в жилищно-коммунальной сфере

В конце текста ставится реквизит "Принято решением Рязанской городской Думы от __________N_____", который отделяется от текста 3 межстрочными интервалами, печатается от левой границы текстового поля в 3 строки.
Например:
Принято решением
Рязанской городской Думы
от __________N_____
3.7. По результатам заседания городской Думы организационное управление не позднее чем через три рабочих дня после заседания передает принятое решение руководителю аппарата для подписания главой муниципального образования.
Если решение принято с внесением поправок (изменений и дополнений), ответственный комитет, разработчик проекта решения дорабатывает текст решения, и не позднее чем через три рабочих дня после заседания городской Думы передает его руководителю аппарата. Не принятые городской Думой проекты решений считаются отклоненными, соответствующее решение оформляется ответственным комитетом. Копия решения вместе с отклоненным проектом решения направляется субъекту правотворческой инициативы.
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
3.7.1. Решение оформляется на бланке установленного образца и имеет следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком решения;
2) наименование вида акта - решение;
3) дата и номер решения (датой решения является дата его принятия городской Думой);
4) заголовок решения;
5) текст решения;
6) подпись главы муниципального образования;
7) визы согласования решения.
Организации, подразделения, исполнители, до которых доводится решение, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с оформлением принятого решения. Указатель рассылки размещается на оборотной стороне последнего листа решения, в левом нижнем углу. Образец бланка и оформления решения приведен в приложении № 4.
3.7.2. Решение визируется в следующей последовательности:
1) исполнителем, подготовившим решение к подписанию;
2) начальником организационного управления;
3) начальником правового управления;
4) руководителем аппарата.
Визы проставляются на оборотной стороне каждого листа решения. Приложение к решению подлежит согласованию на оборотной стороне каждого листа приложения (либо его последнего листа, если приложение прошито и скреплено печатью "Документационный отдел").

IV. ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ
ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ

4.1. Постановлениями оформляются нормативные правовые акты либо индивидуальные правовые акты, принимаемые в случае, предусмотренном решением городской Думы, а также правовые акты по организации деятельности городской Думы, совещательных органов, созданных главой муниципального образования, и обеспечивающие осуществление органами местного самоуправления полномочий по решению вопросов местного значения и отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъекта Российской Федерации. Распоряжения издаются по оперативным, организационным, кадровым вопросам внутренней работы городской Думы.
4.1.1. Проекты постановлений (распоряжений) готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений главы муниципального образования, его заместителей, руководителя аппарата либо в инициативном порядке. Проекты распоряжений по кадровым вопросам готовит управление делами.
Обеспечение качественной подготовки проекта постановления (распоряжения) и его согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя подразделения, которое готовит и вносит проект.
4.1.2. Текст проекта постановления (распоряжения) печатается на стандартном бланке установленной формы, шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах формата А4 при использовании компьютерной техники. Электронные файлы должны быть исполнены в формате текстового редактора Microsoft Word (.DOC).
4.1.3. В проекте постановления (распоряжения) употребляются полные официальные наименования органов и организаций.
4.1.4. Проект постановления (распоряжения) должен иметь заголовок, в краткой форме отражающий его содержание.
4.1.5. Проект постановления (распоряжения) подлежит согласованию, которое оформляется визой.
Проект постановления (распоряжения) в обязательном порядке должен визироваться:
1) исполнителем, непосредственно подготовившим проект;
2) ответственным исполнителем документа (руководитель структурного подразделения, подготовившего проект);
3) руководителями заинтересованных структурных подразделений (по указанию ответственного исполнителя);
4) заместителем начальника управления делами - главным бухгалтером (в случае, если проект предусматривает необходимость расходования бюджетных средств);
5) начальником правового управления;
6) начальником организационного управления (за исключением проектов распоряжений по личному составу);
7) руководителем аппарата.
При наличии у лица, визирующего проект постановления (распоряжения), особого мнения (замечаний) он делает об этом отметку при визировании. Особое мнение (замечания) визирующего по проекту постановления (распоряжения), как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту постановления (распоряжения).
Если в ходе проработки или согласования проекта постановления (распоряжения) в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию.
4.1.6. Постановление (распоряжение) имеет следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком постановления (распоряжения);
2) наименование вида акта - постановление (распоряжение);
3) дата постановления (распоряжения) отделяется от наименования вида акта, как правило, 2 межстрочными интервалами, датой постановления (распоряжения) является дата его подписания, которая проставляется документационным отделом при регистрации документа;
4) номер присваивается после подписания постановления (распоряжения), проставляется арабскими цифрами на одной строке с датой в правой части поля и состоит из знака "N", порядкового номера документа в пределах одного календарного года и (при наличии) индекса условного обозначения;
5) заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом, отвечает на вопрос: "О чем?" и выравнивается по левой границе текстового поля, точка в конце заголовка не ставится, заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал;
6) текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.
Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую (распорядительную) часть.
Преамбула в постановлении завершается словом "п о с т а н о в л я ю" и печатается вразрядку.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений), как правило, подразделяется на пункты.
Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.
Последний пункт постановляющей (распорядительной) части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением постановления (распоряжения).
Если постановление (распоряжение) изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов постановляющей (распорядительной) части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".
При наличии приложений к постановлению (распоряжению) в тексте на них обязательно делается ссылка. Приложения к постановлению (распоряжению) подписываются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект (ответственным исполнителем). Подпись ставится на оборотной стороне каждого листа приложения. В приложениях помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.
Приложения подлежат согласованию, которое оформляется визой. Порядок согласования соответствует порядку согласования постановления (распоряжения).
Заголовок к тексту приложения печатается центрированным способом.
Наименование вида документа - приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами и может быть напечатано вразрядку (положение, перечень, список и т.д.).
Заголовок приложения отделяется от даты и номера постановления (распоряжения) 3 - 4 межстрочными интервалами, от текста приложения - 2 - 3 межстрочными интервалами.
При наличии в тексте приложения нескольких глав их заголовки печатаются центрированным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом;
7) подпись состоит из слов "Глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы", инициалов и фамилии главы муниципального образования. Инициалы и фамилия главы муниципального образования печатаются у правой границы текстового поля;
8) визы проставляются на оборотной стороне последнего листа (на котором располагается подпись главы муниципального образования) проекта постановления (распоряжения), включают наименование должности, инициалы и фамилию визирующего лица, и его подпись. Допускается визирование каждого листа документа.
Организации, подразделения, исполнители, до которых доводится постановление (распоряжение), перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит одновременно с проектом постановления (распоряжения), указатель рассылки размещается на оборотной стороне последнего листа проекта постановления (распоряжения), в левом нижнем углу.
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при оформлении текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов решений городской Думы.
Образцы бланков и оформления постановлений, распоряжений приведены в приложениях № 5, 6 соответственно.
4.1.7. Порядок оформления постановления (распоряжения).
Дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N", порядкового номера постановления (распоряжения) и через дефис условного обозначения (при наличии).
Например:
3 июля 2008 г. № 57-к (№ 66-н)
Распоряжения могут не иметь заголовка, постановление должно быть озаглавлено обязательно.
4.1.8. Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица.
Сторонние организации, подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится постановление (распоряжение), указываются в сведениях о рассылке, которые исполнитель готовит вместе с проектом постановления (распоряжения).
4.1.9. Копии постановлений (распоряжений) заверяются печатью подразделения, регистрирующего данные документы.
4.1.10. Рассылка постановлений (распоряжений) для исполнения, информации или использования в работе осуществляется в соответствии со сведениями о рассылке в электронной форме по электронной почте, средствами почтовой связи или нарочно. В сведения о рассылке обязательно включается структурное подразделение, подготовившее проект постановления (распоряжения).
4.1.11. После подписания постановления (распоряжения) осуществляется его регистрация в соответствии с настоящей Инструкцией. Регистрация осуществляется путем создания регистрационной карточки (далее - РК) постановления (распоряжения) в СЭД либо записи в регистрационном журнале.
Для размещения на официальном сайте Рязанской городской Думы в сети Интернет копия постановления (распоряжения) передается в управление делами.
4.1.12. Для опубликования постановления (распоряжения) в газете "Рязанские ведомости" его копия передается в пресс-службу.
4.2. Служебные письма городской Думы готовятся:
1) как ответы на поступившие запросы и обращения;
2) как сопроводительные письма;
3) как инициативные письма.
Служебные письма содержат следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком письма;
2) дата письма, датой письма является дата его подписания, которая проставляется документационным отделом при регистрации письма;
3) регистрационный номер;
4) ссылка на исходящий номер и дату документа адресата;
5) адресат;
6) текст письма печатается шрифтом Times New Roman № 14 через 1 интервал;
7) отметка о наличии приложений;
8) визы заинтересованных должностных лиц;
9) подпись должностного лица;
10) отметка об исполнителе.
Бланки служебных писем используются и вводятся в обращение в соответствии с пунктом 4.1 настоящей Инструкции.
Сроки подготовки ответных писем устанавливаются нормативными правовыми актами, настоящей Инструкцией либо резолюцией руководителя (указаниями по исполнению документа).
4.2.1. Служебные письма излагаются: от 1-го лица множественного числа ("Просим представить информацию...", "Направляем на заключение проект..." и др.), от 3-го лица единственного числа ("Рязанская городская Дума предлагает рассмотреть..."), на должностных бланках - от 1-го лица единственного числа ("Прошу Вас представить данные...", "Считаю возможным принять участие...").
4.2.2. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.
4.2.3. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. Письма финансового характера, а также письма, содержащие обязательства, заверяются печатью городской Думы.
4.3. Положение, инструкция.
4.3.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции городской Думы. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.
Положения и инструкции утверждаются постановлением или распоряжением.
4.3.2. Текст проекта положения, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кого?", "Чего?" (Должностная инструкция главного специалиста, инструкция по ведению делопроизводства).
Констатирующей частью положения, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил.
Значительные по объему положения (правила), инструкции могут делиться на главы, которые нумеруются римскими цифрами и имеют заголовки.
Нормы положений, правил, инструкций оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначенные арабскими цифрами или буквами русского алфавита со скобкой, а также на абзацы.
4.4. Протокол.
4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях городской Думы, на заседаниях комитетов городской Думы, Совета Думы, совещательных органов, депутатских слушаниях, совещаниях. Документирование хода заседаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение протокола.
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
4.4.2. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. В городской Думе протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
4.4.3. Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председательствующего, секретаря, присутствовавших, приглашенных на заседание (совещание). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
СЛУШАЛИ:
ВЫСТУПИЛИ:
РЕШИЛИ:.
Основное содержание докладов и выступлений включается в текст протокола или прилагается к нему в виде отдельных материалов, в последнем случае в тексте делается отметка "текст прилагается".
4.4.4. Протоколы печатаются на бланках установленного образца и имеют следующие реквизиты:
1) комплекс реквизитов в соответствии с бланком протокола;
2) наименование вида акта - протокол;
3) вид заседания, совещания;
4) дата и номер протокола, дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита у левого поля, номер печатается цифрами у правого поля;
5) место проведения заседания, совещания;
6) основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.
Словом "председательствующий" начинают протокол; оно печатается через 2 межстрочных интервала после предыдущего реквизита, от поля с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом; указывают фамилию председательствующего, инициалы, должность.
Например:
Председательствующий: Максимова Л.И. - глава муниципального образования, председатель Рязанской городской Думы.
Далее перечисляются присутствующие депутаты городской Думы (в алфавитном порядке), либо делается отсылка к прилагаемому листу регистрации депутатов.
После них записываются фамилии приглашенных, как правило, в алфавитном порядке с указанием их должности (либо делается отсылка к прилагаемому списку приглашенных).
Далее следует повестка дня.
В этой части протокола перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение заседания (совещания) (наименование вопроса, фамилия, инициалы, должность докладчика, содокладчика, кем вносятся вопросы на рассмотрение).
В разделе "СЛУШАЛИ" каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога "О" ("Об").
Указывается фамилия, инициалы и должность докладчика и содокладчика, выступившего на заседании (совещании).
В разделе "ВЫСТУПИЛИ" указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших на заседании (совещании). При необходимости приводится краткий текст выступления.
В разделе "РЕШИЛИ" указывается количество голосов, поданных "за", "против", количество воздержавшихся от голосования, а также результаты голосования по всем вопросам, поставленным на голосование (принято или отклонено), принятое решение. При использовании электронной системы голосования результаты голосования заносятся в память электронной системы.
Если было внесено предложение о поименном голосовании по вопросу, то это предложение выносится на голосование. Результаты голосования и решение отражаются в протоколе.
В случае если вопрос был перенесен или отложен, это отражается в протоколе;
7) подпись председательствующего отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает должность, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия);
8) виза лица, ведущего протокол, включает должность, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Образец оформления протокола приведен в приложении № 7. Бланки протоколов используются и вводятся в обращение в соответствии с пунктом 14.1 настоящей Инструкции.
4.4.5. Протокол подписывается председательствующим на заседании. Датой протокола является дата заседания. Протокол визируется лицом, ведущим протокол.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний городской Думы, протоколы заседаний комитетов городской Думы, протоколы совещательных органов, экспертной комиссии и др.
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
4.4.6. Протокол заседания городской Думы, комитета городской Думы, депутатских слушаний оформляется в соответствии с нормами Регламента.
(в ред. Постановления Главы муниципального образования - г. Рязань от 20.11.2013 № 113)
Подлинные экземпляры протоколов заседаний городской Думы до передачи в архивное учреждение хранятся в документационном отделе, протокол, содержащий информацию ограниченного распространения, имеет гриф "Для служебного пользования".
Другие группы протоколов хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел до передачи в документационный отдел для ведомственного хранения.
4.4.7. Принятые решения (если они не оформлены как отдельные документы) доводятся до исполнителей в виде выписок из протокола. Выписка оформляется в соответствии с требованиями, заверяется подписью работника, ответственного за текущее хранение дел, и печатью документационного отдела.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты:
1) наименование организации;
2) название вида документа (выписка из протокола);
3) заголовок к тексту (заседания экспертной комиссии и т.п.);
4) дата (дата заседания);
5) номер протокола;
6) текст (повестка дня, слушали, выступили, голосовали, решили);
7) подпись (без личной подписи, только слово "Председательствующий" и расшифровку фамилии с инициалами);
8) отметка о заверении копии.
Из основной части протокола берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных лиц, исполнителей установленных протоколом поручений.
4.4.8. Ведение протокола заседания городской Думы, Совета Думы, комитета, комиссии городской Думы, рабочей группы и т.д. поручается специалисту аппарата соответствующего структурного подразделения городской Думы.
4.4.9. Ознакомление депутатов с протоколами заседаний городской Думы и представление копии протокола заседания городской Думы обеспечивается руководителем аппарата в соответствии с Регламентом.
4.5. Акт.
4.5.1. Для подтверждения установленных фактов и событий несколькими лицами составляется акт. Акты составляются по результатам ревизий деятельности городской Думы или ее структурного подразделения и отдельных должностных лиц, проводимых проверок, при приеме - передаче дел, подготовке документов к уничтожению, списанию, инвентаризации, ревизии, расследовании несчастных случаев и др.
Акт содержит следующие реквизиты:
1) гриф утверждения;
2) название вида документа;
3) дата и номер;
4) заголовок к тексту;
5) текст;
6) отметка о наличии приложения;
7) подписи.
Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается распределение обязанностей между членами комиссии: председатель, члены комиссии.
4.5.2. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей.
Во вводной части указываются наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его дата и номер, или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится проверка, или событие, факты, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии, например:
председатель (должность, Ф.И.О.);
члены комиссии (должности, Ф.И.О.).
Фамилии членов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при совершении актируемого события.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты.
4.6. Записка (докладная, служебная, объяснительная).
4.6.1. Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Докладная записка составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения. Кроме того, докладными записками информируют руководство о ходе работ. Такие информационные докладные записки могут представляться регулярно. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.
Внутренние докладные записки составляются на простом листе бумаги. Они содержат следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; вид документа; дату; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; адресат; подпись составителя (с указанием должности); резолюцию.
4.6.2. Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.
Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри городской Думы по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию подразделения и не требует привлечения внимания вышестоящего должностного лица. Служебные записки в отличие от докладных записок обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне.
4.6.3. Объяснительная записка - это документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия. Ее может составлять любой сотрудник городской Думы в адрес вышестоящего должностного лица.
4.7. Порядок оформления документов с помощью печатных устройств.
Печать документов в городской Думе проводится с использованием компьютерной техники, установленной в структурных подразделениях.
Работы по оформлению документов с использованием компьютерной техники выполняются с учетом требований настоящей Инструкции.
Должностные лица, отвечающие за выполнение данных работ, несут ответственность за сохранность служебных документов и содержащейся в них информации.
Должностные лица, допущенные к работе с персональными данными без использования средств автоматизации, несут ответственность за соблюдение установленных правил обработки персональных данных при оформлении документов с помощью компьютерной техники.
В работе могут быть использованы методические документы, правовые акты, конкретизирующие отдельные вопросы использования технических средств.

V. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

5.1. Общие правила оформления реквизитов документов.
Документы, оформленные не на бланке, должны иметь поля:
левое - 25 мм;
правое - не менее 10 мм;
верхнее - 20 мм;
нижнее - 20 мм.
Документы печатаются шрифтом Times New Roman № 14 на стандартных листах формата А4 с применением одинарного межстрочного интервала, если иное не установлено для отдельных видов документов.
Отделяются одним или двумя "фиксированными" интервалами следующие элементы документа:
1) символ "N" и регистрационный номер документа;
2) номер списка и текст, при создании нумерованных списков;
3) фамилия и инициалы в любом порядке следования;
4) символы "г." и наименование города.
Не допускается перенос (разрыв) следующих элементов документа:
1) символ "N" и регистрационный номер документа;
2) фамилия и инициалы в любом порядке следования;
3) дата, представленная цифровым методом.