Распоряжение Администрации муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области от 12.04.2013 N 130-р "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области"
АДМИНИСТРАЦИЯ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ -
РЯЗАНСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 12 апреля 2013 г. № 130-р
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ
В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ - РЯЗАНСКИЙ
МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. В целях дальнейшего совершенствования работы по документированию управленческой деятельности, внедрения и применения единых правил оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536, Государственным стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", руководствуясь Уставом муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области:
2. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Рязанского муниципального района (далее - Инструкция) и ввести ее в действие с 15.05.2013.
3. Заместителям главы администрации, руководителям структурных подразделений ознакомить сотрудников администрации Рязанского муниципального района с Инструкцией в срок до 01.05.2013.
4. Сотрудникам администрации Рязанского муниципального района в работе с документами соблюдать требования Инструкции.
5. Настоящее распоряжение подлежит опубликованию в "Информационном вестнике муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области" и на официальном интернет-сайте администрации Рязанского муниципального района.
6. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на руководителя аппарата администрации Рязанского муниципального района Л.Ф.Шайкина.
Глава администрации
В.Н.ПРОНЬКИН
Утверждена
распоряжением
администрации муниципального
образования - Рязанский
муниципальный район
Рязанской области
от 12 апреля 2013 г. № 130-р
ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ МУНИЦИПАЛЬНОГО
ОБРАЗОВАНИЯ - РЯЗАНСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в администрации муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области (далее - администрация района) и ее структурных подразделениях и определяет основные направления повышения качества подготовки документов и совершенствования технологии работы с ними, применение автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления и его структурных подразделений.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством в сфере работы с документами и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированной в Министерстве юстиции Российской Федерации 27 января 2006 г. № 7418, Государственный стандартом Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области, утвержденной распоряжением Правительства Рязанской области от 26.09.2008 № 522-р (в редакции распоряжения Правительства Рязанской области от 18.02.2009 № 51-р).
1.3. Органы местного самоуправления организуют и ведут делопроизводство на основе разрабатываемых и утверждаемых ими инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, законодательству Рязанской области и настоящей Инструкции.
1.4. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документационное обеспечение управления в администрации района организуется с использованием системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (далее - САДЭД). Программное и информационное обеспечение САДЭД в процессе ее эксплуатации осуществляется организационным отделом администрации района.
Технологическое и методическое сопровождение САДЭД осуществляется сектором информационных технологий администрации района.
Применение САДЭД и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в администрации района и структурных подразделениях должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту администрации района.
Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами администрации.
1.5. Инструкция предназначена для внедрения и использования в администрации района и ее структурных подразделениях:
- единых правил оформления и расположения реквизитов документов на основе нормативной базы по документационному обеспечению;
- новых информационных технологий подготовки документов и передачи содержащейся в них информации;
- делового стиля документов, соблюдения основных требований при составлении и унификации текстов документов;
- правил подготовки документов с помощью печатающих устройств, включая компьютерную текстовую обработку;
- правил проектирования бланков документов;
- правил учета, использования бланков, печатей;
- правил оформления документов, передаваемых по каналам электросвязи.
1.6. Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.7. В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в документационном обеспечении управления администрации: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.
1.8. Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях администрации района осуществляются руководителем аппарата администрации района и организационным отделом администрации района, на которых возложены функции по документационному обеспечению управления администрации района.
1.9. В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется руководителю аппарата администрации района.
1.10. С момента вступления в силу настоящей Инструкции утрачивает силу ранее действовавшая Инструкция по делопроизводству в администрации района, утвержденная Постановлением главы администрации района от 30 декабря 2005 года № 1145.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
2.4. Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях администрации района (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
2.5. Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных САДЭД <*>;
--------------------------------
<*> Для сотрудников структурных подразделений, подключенных к САДЭД.
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;
- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в структурном подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- ввод в базу данных САДЭД информации о ходе и результатах исполнения документов <*>;
--------------------------------
<*> - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов.
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в архивный отдел администрации района;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;
- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления;
- подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;
- подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении.
Порядок работы сотрудника, ответственного за делопроизводство в САДЭД, устанавливается Регламентом работы в САДЭД.
2.6. При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.
Сотрудник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сообщить о переданных поручениях, документах и контрольных функциях в организационный отдел администрации для внесения соответствующих изменений в САДЭД.
2.7. При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.
В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
2.8. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их но акту правопреемнику или в архивный отдел администрации района независимо от сроков их хранения.
2.9. Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах администрации района, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается главой администрации района. Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляются руководителем аппарата администрации района (по согласованию с главой администрации района).
2.10. Сотрудники администрации района несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.
Сотрудники структурных подразделений несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции в части подготовки проектов документов, представляемых на рассмотрение главе администрации района.
2.11. Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
3. СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ АДМИНИСТРАЦИИ РАЙОНА
3.1. Деятельность администрации района обеспечивается системой управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документов определяется кругом управленческих функций, устанавливаемых законодательством Российской Федерации и Рязанской области, Уставом муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области, порядком разрешения вопросов, входящих в компетенцию администрации района, объемом и характером ее взаимоотношений с подчиненными организациями, а также вышестоящими органами государственной власти.
Функции управления в администрации района реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.
3.2. Нормативными правовыми актами являются постановления администрации района.
Распорядительными документами являются распоряжения администрации района, протоколы, протокольные поручения.
К организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты и др.
К информационно-справочным документам относятся служебные письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.
Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3.3. Нормативные правовые и распорядительные акты администрации, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, на бланках установленного образца с изображением герба муниципального образования - Рязанский муниципальный район Рязанской области.
Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри администрации, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.
3.4. В администрации установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложение № 1).
3.5. Общий бланк (приложение № 2) может использоваться для изготовления любого вида документа, кроме письма. При этом при разработке бланков используются все реквизиты общего бланка и реквизиты "Наименование вида документа". В администрации района общий бланк используется при подготовке следующих видов документов: протокол заседания, расшифровка аудиозаписи, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.
3.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по представлению руководителя аппарата администрации района.
3.7. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере и изготовлении бланков типографским способом либо на печатающих устройствах, установленных в администрации, по согласованию с руководителем аппарата администрации района.
3.8. Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения руководителя аппарата администрации не могут передаваться сторонним организациям и лицам.
4. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.
4.1. Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.
4.2. Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.
4.3. При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Герб Рязанского муниципального района
Код организации по ОКПО
ОГРН юридического лица
ИНН/КПП организации
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Гриф ограничения доступа к документу
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле